Struktur Organisasi
| Jabatan | : | SEKRETARIS |
|---|
Sekretaris KIM Salat Makmur merupakan tulang punggung administrasi dan manajemen data organisasi. Jika Ketua adalah wajah organisasi, maka Sekretaris adalah "arsiparis" dan pengatur alur kerja administratif yang memastikan seluruh kegiatan terdokumentasi dengan sah dan rapi.
Berikut adalah rincian detail tugas dan tanggung jawab Sekretaris KIM Salat Makmur:
1. Manajemen Administrasi dan Persuratan
Sekretaris bertanggung jawab penuh atas keluar-masuknya dokumen resmi organisasi.
Korespondensi: Menyusun dan mengelola surat-menyurat resmi, baik surat internal (undangan rapat pengurus) maupun eksternal (surat permohonan narasumber ke Dinas Kominfo atau surat kerja sama dengan pihak luar).
Pengarsipan: Menyimpan salinan Surat Keputusan (SK) pendirian, berkas AD/ART, serta dokumen penting lainnya agar mudah ditemukan saat dibutuhkan untuk keperluan audit desa.
Legalitas Dokumen: Memastikan setiap surat atau dokumen resmi telah ditandatangani oleh Ketua dan dibubuhi stempel resmi KIM Salat Makmur.
2. Notulensi dan Dokumentasi Rapat
Setiap pertemuan harus menghasilkan keputusan yang tercatat agar bisa ditindaklanjuti.
Penyusunan Notulen: Mencatat poin-poin penting, saran dari Penasehat/Pembina, dan hasil kesepakatan dalam setiap rapat rutin maupun Musyawarah Desa.
Daftar Hadir: Mengelola absensi kehadiran anggota dalam setiap kegiatan sebagai bahan evaluasi keaktifan pengurus.
Penyebaran Hasil Rapat: Mengirimkan ringkasan hasil rapat kepada seluruh anggota melalui grup koordinasi agar anggota yang berhalangan hadir tetap mendapatkan informasi terbaru.
3. Pengelolaan Database dan Data Desa
Sekretaris bertindak sebagai pengelola data mentah sebelum diolah oleh tim kreatif.
Database Potensi Desa: Mengumpulkan dan merapikan data pelaku UMKM, profil dusun, hingga potensi wisata di Desa Salat Makmur dalam bentuk digital maupun fisik.
Data Keanggotaan: Mengelola biodata pengurus KIM dan memastikan pembaharuan data jika terjadi reorganisasi atau penambahan anggota baru.
4. Penyusunan Laporan Kegiatan
Setiap aktivitas yang dilakukan oleh KIM harus dipertanggungjawabkan secara tertulis.
Laporan Berkala: Menyusun laporan bulanan atau triwulan mengenai aktivitas yang telah dilakukan (misalnya: jumlah konten yang diunggah, jumlah sosialisasi yang dilakukan).
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ): Bekerja sama dengan Bendahara untuk menyusun LPJ program kerja, terutama jika kegiatan tersebut menggunakan anggaran dari Dana Desa atau bantuan Pemerintah Kabupaten.
5. Pengatur Jadwal dan Agenda (Scheduling)
Sekretaris membantu Ketua dalam mengatur ritme kerja organisasi.
Kalender Kegiatan: Menyusun jadwal rutin publikasi atau agenda liputan di wilayah Desa Salat Makmur agar tidak ada kegiatan desa yang terlewat untuk didokumentasikan.
Pengingat Tugas: Mengingatkan para koordinator seksi mengenai tenggat waktu (deadline) laporan atau tugas tertentu yang telah disepakati bersama.
Sekretaris KIM Salat Makmur merupakan tulang punggung administrasi dan manajemen data organisasi. Jika Ketua adalah wajah organisasi, maka Sekretaris adalah "arsiparis" dan pengatur alur kerja administratif yang memastikan seluruh kegiatan terdokumentasi dengan sah dan rapi.
Berikut adalah rincian detail tugas dan tanggung jawab Sekretaris KIM Salat Makmur:
1. Manajemen Administrasi dan Persuratan
Sekretaris bertanggung jawab penuh atas keluar-masuknya dokumen resmi organisasi.
Korespondensi: Menyusun dan mengelola surat-menyurat resmi, baik surat internal (undangan rapat pengurus) maupun eksternal (surat permohonan narasumber ke Dinas Kominfo atau surat kerja sama dengan pihak luar).
Pengarsipan: Menyimpan salinan Surat Keputusan (SK) pendirian, berkas AD/ART, serta dokumen penting lainnya agar mudah ditemukan saat dibutuhkan untuk keperluan audit desa.
Legalitas Dokumen: Memastikan setiap surat atau dokumen resmi telah ditandatangani oleh Ketua dan dibubuhi stempel resmi KIM Salat Makmur.
2. Notulensi dan Dokumentasi Rapat
Setiap pertemuan harus menghasilkan keputusan yang tercatat agar bisa ditindaklanjuti.
Penyusunan Notulen: Mencatat poin-poin penting, saran dari Penasehat/Pembina, dan hasil kesepakatan dalam setiap rapat rutin maupun Musyawarah Desa.
Daftar Hadir: Mengelola absensi kehadiran anggota dalam setiap kegiatan sebagai bahan evaluasi keaktifan pengurus.
Penyebaran Hasil Rapat: Mengirimkan ringkasan hasil rapat kepada seluruh anggota melalui grup koordinasi agar anggota yang berhalangan hadir tetap mendapatkan informasi terbaru.
3. Pengelolaan Database dan Data Desa
Sekretaris bertindak sebagai pengelola data mentah sebelum diolah oleh tim kreatif.
Database Potensi Desa: Mengumpulkan dan merapikan data pelaku UMKM, profil dusun, hingga potensi wisata di Desa Salat Makmur dalam bentuk digital maupun fisik.
Data Keanggotaan: Mengelola biodata pengurus KIM dan memastikan pembaharuan data jika terjadi reorganisasi atau penambahan anggota baru.
4. Penyusunan Laporan Kegiatan
Setiap aktivitas yang dilakukan oleh KIM harus dipertanggungjawabkan secara tertulis.
Laporan Berkala: Menyusun laporan bulanan atau triwulan mengenai aktivitas yang telah dilakukan (misalnya: jumlah konten yang diunggah, jumlah sosialisasi yang dilakukan).
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ): Bekerja sama dengan Bendahara untuk menyusun LPJ program kerja, terutama jika kegiatan tersebut menggunakan anggaran dari Dana Desa atau bantuan Pemerintah Kabupaten.
5. Pengatur Jadwal dan Agenda (Scheduling)
Sekretaris membantu Ketua dalam mengatur ritme kerja organisasi.
Kalender Kegiatan: Menyusun jadwal rutin publikasi atau agenda liputan di wilayah Desa Salat Makmur agar tidak ada kegiatan desa yang terlewat untuk didokumentasikan.
Pengingat Tugas: Mengingatkan para koordinator seksi mengenai tenggat waktu (deadline) laporan atau tugas tertentu yang telah disepakati bersama.
Perangkat Kerja Utama Sekretaris
Untuk menunjang tugasnya, Sekretaris KIM Salat Makmur biasanya mengelola beberapa instrumen berikut:
Instrumen Fungsi Buku Induk Anggota Mencatat identitas dan spesialisasi anggota KIM. Buku Agenda Surat Mencatat nomor dan perihal surat masuk/keluar. Buku Notulensi Kumpulan catatan hasil musyawarah dan rapat. Cloud Storage (Google Drive) Penyimpanan arsip digital (foto, SK, dokumen) agar aman dan mudah diakses.
Tugas Sekretaris sangat vital dalam menjaga akuntabilitas organisasi. Tanpa administrasi yang rapi, keberadaan KIM Salat Makmur akan sulit diakui secara formal oleh pemerintah dan akan kesulitan dalam melakukan evaluasi perkembangan dari tahun ke tahun.